Externalisez vos tâches administratives
Libérez-vous des tâches chronophages et concentrez-vous sur le cœur de votre activité. Devis, factures, suivi des paiements, relances et archivage : nous prenons tout en charge.
Qu'est-ce que l'externalisation administrative ?
L'externalisation administrative (ou outsourcing administratif) consiste à confier tout ou partie de vos tâches administratives à un prestataire externe spécialisé. Cette solution permet aux dirigeants de TPE et PME de se libérer des tâches chronophages pour se concentrer sur le développement de leur activité.
Chez L'Adresse Marseille, notre équipe d'assistants administratifs expérimentés prend en charge l'ensemble de vos besoins : facturation, devis, relances clients, gestion du courrier, archivage, préparation comptable et bien plus encore. Nous travaillons avec vos outils existants pour une transition fluide.
Pourquoi externaliser sa gestion administrative à Marseille ?
De nombreuses entreprises marseillaises font le choix de l'externalisation pour plusieurs raisons :
- Manque de temps : les dirigeants de TPE passent en moyenne 8 heures par semaine sur des tâches administratives au détriment de leur activité principale
- Coût d'un salarié dédié : recruter une assistante administrative représente un coût annuel de 30 000 à 40 000€ charges comprises
- Pics d'activité : certaines périodes (clôture comptable, facturation mensuelle) génèrent des surcharges ponctuelles
- Compétences spécifiques : la gestion administrative requiert des compétences techniques (logiciels, normes légales) que tous n'ont pas
- Risque d'erreurs : une facture mal établie ou une relance oubliée peut impacter votre trésorerie
Quelles tâches peut-on externaliser ?
Notre service de gestion administrative externalisée à Marseille couvre un large éventail de prestations :
- Gestion commerciale : devis, bons de commande, factures, avoirs, suivi des encaissements
- Relances clients : relances préventives et curatives, gestion des impayés, mise en demeure
- Gestion du courrier : tri, numérisation, classement, réponses types
- Préparation comptable : pointage bancaire, classement des pièces, transmission au cabinet
- Archivage : numérisation, classement, archivage conforme aux obligations légales
- Reporting : tableaux de bord, suivi de trésorerie, indicateurs clés
Nos prestations détaillées
Des solutions personnalisées, adaptées aux TPE et PME marseillaises, intégrant vos outils existants pour une transition fluide.
Gestion des devis et factures
Émission, suivi et relance automatisée des paiements pour un fonctionnement fluide.
- Émission des devis et factures
- Suivi des encaissements
- Relances automatisées
- Gestion des retards de paiement
Archivage et reporting
Archivage sécurisé et conforme aux normes, avec visibilité claire sur votre situation financière.
- Archivage documentaire sécurisé
- Conformité aux normes légales
- Reporting régulier trésorerie
- Tableaux de bord personnalisés
Suivi de trésorerie
Gardez le contrôle de votre situation financière avec un suivi précis et des alertes proactives.
- Suivi des entrées/sorties
- Prévisionnel de trésorerie
- Alertes échéances
- Rapports mensuels
Accompagnement TPE/PME
Un accompagnement personnalisé pour répondre à vos besoins spécifiques et à vos pics d'activité.
- Flexibilité saisonnière
- Intégration outils existants
- Interlocuteur dédié
- Transition fluide garantie
Les bénéfices pour votre entreprise
Externaliser votre gestion administrative, c'est bénéficier de nombreux avantages pour un fonctionnement fluide et sans stress.
-
Réduction de la charge mentale
Libérez-vous des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée pour vous concentrer sur le développement de votre entreprise.
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Fiabilisation des processus
Évitez les erreurs et oublis coûteux grâce à des procédures éprouvées et un respect strict des délais.
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Économies sur les coûts internes
Réduisez vos charges liées à la gestion administrative tout en gagnant en efficacité opérationnelle.
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Réactivité améliorée
Répondez plus rapidement aux demandes clients et partenaires grâce à une meilleure organisation.
Comment ça marche ?
Un processus simple et efficace pour vous accompagner au quotidien
Analyse des besoins
Nous évaluons ensemble vos besoins administratifs et définissons les priorités.
Proposition personnalisée
Nous vous remettons un devis détaillé adapté à vos besoins spécifiques.
Mise en place
Une équipe dédiée est assignée à votre dossier avec des procédures claires.
Suivi continu
Reporting régulier et ajustements selon l'évolution de vos besoins.
Assistant interne vs externe : que choisir ?
Recruter une assistante administrative ou externaliser ? Voici un comparatif pour vous aider à faire le bon choix pour votre entreprise marseillaise.
| Critère | Externalisation | Salarié(e) interne |
|---|---|---|
| Coût mensuel (mi-temps) | 399€ HT (12h/mois) | 1 500 à 2 000€ brut chargé |
| Flexibilité du volume | Ajustable chaque mois | Contrat fixe (CDI/CDD) |
| Remplacement congés/maladie | Continuité assurée | Interruption ou intérim coûteux |
| Formation aux outils | Incluse | À votre charge |
| Gestion RH | Aucune | Contrat, paie, congés, entretiens... |
| Expertise métier | Équipe pluridisciplinaire | Compétences d'une seule personne |
| Engagement | 3 mois minimum | Procédure de licenciement si besoin |
| Espace de travail | Aucun (télétravail) | Bureau, équipement, fournitures |
Quand externaliser est la meilleure option ?
L'externalisation administrative est particulièrement adaptée si :
- Vous avez besoin de moins de 20h de travail administratif par mois
- Votre activité connaît des variations saisonnières
- Vous n'avez pas de bureau disponible pour accueillir un salarié
- Vous souhaitez tester vos besoins avant de recruter
- Vous voulez maîtriser vos coûts avec un budget prévisible
Quand recruter en interne ?
Le recrutement d'un assistant(e) peut être préférable si :
- Vous avez un volume d'heures important et constant (temps plein)
- Vous avez besoin d'une présence physique quotidienne
- Vos tâches nécessitent une confidentialité maximale
- Vous souhaitez des missions polyvalentes (accueil, standard, etc.)
Notre conseil : Pour la plupart des TPE et PME marseillaises avec moins de 20 salariés, l'externalisation offre le meilleur rapport qualité/prix. Vous bénéficiez d'une équipe expérimentée sans les contraintes d'un recrutement.
Des formules adaptées
Choisissez la formule qui correspond le mieux à vos besoins
À la carte
Pour les besoins ponctuels
- Sans engagement
- Facturation au temps passé
- Toutes prestations
- Devis gratuit
Forfait mensuel
Pour les besoins réguliers
- 12h de prestations incluses
- Interlocuteur dédié
- Reporting mensuel
- Heures supp. à 30€/h
Sur mesure
Pour les structures complexes
- Volume personnalisé
- Équipe dédiée
- Process sur mesure
- Audit gratuit
Les obligations légales de facturation
La facturation en France est strictement encadrée par le Code de commerce et le Code général des impôts. Le non-respect des obligations peut entraîner des amendes et un rejet des factures par vos clients. Voici ce que vous devez savoir.
Mentions obligatoires sur les factures
Depuis la réforme de 2022, toute facture doit comporter 16 mentions obligatoires :
- Numéro SIREN/SIRET et forme juridique
- Numéro de TVA intracommunautaire (si applicable)
- Numéro unique et séquentiel de la facture
- Date d'émission et date de la prestation
- Désignation précise des produits/services
- Prix unitaire HT, quantité, remises, TVA, total TTC
Délais de paiement légaux
Le Code de commerce fixe des délais de paiement maximum :
- 30 jours après réception par défaut
- 60 jours maximum si mentionné au contrat
- 45 jours fin de mois si accord contractuel
- Pénalités de retard obligatoires (taux BCE + 10 points minimum)
Conservation des documents
Les obligations de conservation légale sont strictes :
- 10 ans pour les factures et pièces comptables
- 6 ans pour les documents fiscaux
- Format papier ou numérique avec valeur probante
- Archivage sécurisé et accessible en cas de contrôle
Facturation électronique obligatoire (2026)
La réforme de la facturation électronique impose progressivement :
- 1er septembre 2026 : grandes entreprises et ETI
- 1er septembre 2027 : PME et micro-entreprises
- Utilisation d'une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
- E-reporting des transactions B2C et internationales
Notre garantie : En confiant votre facturation à L'Adresse Marseille, vous êtes assuré de factures 100% conformes aux obligations légales. Nous anticipons les évolutions réglementaires, notamment la facturation électronique obligatoire.
Questions fréquentes
Nous prenons en charge vos devis, factures, suivi des paiements, relances, archivage documentaire, gestion du courrier, préparation comptable et reporting. Nous pouvons également assurer la saisie de données, la mise à jour de fichiers clients et toute tâche administrative récurrente.
Après un premier rendez-vous pour analyser vos besoins, nous vous proposons une solution sur mesure. Une fois validée, nous mettons en place les procédures et prenons en main vos outils. Un interlocuteur dédié vous est assigné. La mise en place prend généralement 1 à 2 semaines.
Absolument. Nous comprenons que les besoins d'une entreprise évoluent. Vous pouvez ajuster votre forfait à tout moment : augmenter ou diminuer le volume d'heures, ajouter ou retirer des prestations. Un simple email suffit pour modifier votre contrat.
Oui, nous nous adaptons à vos outils existants : logiciels de facturation (Sage, EBP, Cegid, Henrri...), CRM, outils comptables, Google Workspace, Microsoft 365... Nous maîtrisons la plupart des solutions du marché et pouvons nous former rapidement si nécessaire.
La confidentialité est notre priorité. Nos équipes sont soumises à une clause de confidentialité stricte et formées au RGPD. Nous utilisons des outils sécurisés (chiffrement, authentification forte) pour le stockage et le transfert de données. Un NDA spécifique peut être signé sur demande.
Pour les prestations à la carte, il n'y a aucun engagement : vous payez uniquement les heures consommées. Pour les forfaits mensuels, l'engagement minimum est de 3 mois, avec possibilité de résiliation avec un préavis d'un mois.
Oui, notre service est entièrement modulable. Vous pouvez externaliser uniquement la facturation, les relances clients, l'archivage, ou toute combinaison de tâches selon vos besoins spécifiques. Nous nous adaptons à votre organisation existante.
Les factures sont établies et envoyées sous 24 à 48h après réception des éléments. Pour les clients en forfait mensuel, nous pouvons mettre en place une facturation automatique récurrente avec envoi programmé en fin de mois ou à date fixe.
Prêt à externaliser votre administratif ?
Contactez-nous pour un devis gratuit et personnalisé. Notre équipe vous répond sous 24h.