Pourquoi externaliser son secrétariat ?
Les tâches administratives représentent en moyenne 30% du temps de travail d'un dirigeant de TPE/PME. Ce temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée pourrait être investi dans le développement commercial, l'innovation ou la relation client.
Les avantages de l'externalisation
- Gain de temps : libérez plusieurs heures par semaine
- Réduction des coûts : pas de charges salariales fixes
- Expertise professionnelle : bénéficiez de compétences spécialisées
- Flexibilité : adaptez le volume selon vos besoins
- Continuité : pas d'interruption en cas de congés ou maladie
Les 5 tâches à externaliser en priorité
1. La gestion du courrier
Réception, tri, numérisation, classement... La gestion du courrier peut vite devenir chronophage. En externalisant, vous bénéficiez de :
- Réception à une adresse professionnelle de domiciliation
- Tri et ouverture du courrier
- Numérisation et envoi par email sous 24h
- Réexpédition selon vos instructions
- Archivage physique et numérique
Exemple concret
Un consultant reçoit en moyenne 50 courriers par mois. À raison de 5 minutes par courrier (ouverture, lecture, classement), cela représente plus de 4 heures mensuelles. Externalisé, ce temps est réduit à quelques minutes de consultation de ses emails.
2. L'accueil téléphonique
Manquer un appel, c'est potentiellement perdre un client. L'externalisation de votre standard téléphonique offre :
- Réponse professionnelle au nom de votre entreprise
- Prise de messages et transmission immédiate
- Filtrage des appels indésirables
- Gestion des agendas et prise de rendez-vous
- Disponibilité étendue (horaires flexibles)
| Solution | Coût mensuel | Disponibilité |
|---|---|---|
| Secrétariat interne | 2 500 - 3 500€ | 35h/semaine |
| Secrétariat externalisé | 100 - 500€ | Selon forfait |
| Économie | jusqu'à 90% | - |
3. La facturation et les relances clients
La gestion des factures et le suivi des paiements sont essentiels mais répétitifs. Externalisez pour :
- Émission des factures à partir de vos données
- Suivi des règlements et rapprochements bancaires
- Relances clients (amiables puis formelles)
- Tableaux de bord de trésorerie
- Préparation des documents pour vos déclarations
Impact sur la trésorerie
Une gestion rigoureuse des relances permet de réduire le délai moyen de paiement de 15 à 20 jours. Pour une entreprise avec 100 000€ de créances clients, cela représente une amélioration significative de la trésorerie.
4. La gestion des agendas et rendez-vous
Coordonner les rendez-vous, gérer les annulations, optimiser les déplacements... Un secrétariat externalisé peut :
- Gérer vos agendas (synchronisation multi-supports)
- Planifier les rendez-vous clients et fournisseurs
- Envoyer les confirmations et rappels automatiques
- Organiser les déplacements (transports, hébergement)
- Préparer les réunions (ordre du jour, documents)
5. La saisie et le classement de données
Mise à jour des bases de données, classement des documents, archivage... Ces tâches sont parfaites pour l'externalisation :
- Saisie de données (CRM, fichiers clients, inventaires)
- Mise à jour des bases de données
- Classement et archivage numérique
- Numérisation de documents papier
- Création de tableaux et rapports
Comment bien choisir son prestataire ?
Les critères essentiels
- Proximité géographique : privilégiez un prestataire local pour les tâches physiques (courrier)
- Réactivité : vérifiez les délais de traitement garantis
- Confidentialité : assurez-vous de la sécurité des données
- Flexibilité : possibilité d'adapter les services selon vos besoins
- Tarification claire : forfait ou à l'acte, sans surprise
Les questions à poser
- Quels sont vos horaires de disponibilité ?
- Comment transmettez-vous les informations ?
- Quels outils utilisez-vous ?
- Comment garantissez-vous la confidentialité ?
- Quelle est votre politique en cas d'absence ?
Combien coûte un secrétariat externalisé ?
| Service | Tarif indicatif |
|---|---|
| Gestion du courrier (domiciliation + scan) | 30 - 80€/mois |
| Accueil téléphonique (forfait 50 appels) | 100 - 200€/mois |
| Facturation + relances | 150 - 400€/mois |
| Gestion agenda complète | 100 - 300€/mois |
| Pack secrétariat complet | 300 - 800€/mois |
Astuce
Commencez par externaliser une seule tâche (par exemple la gestion du courrier) pour tester la qualité du service, puis élargissez progressivement.
Témoignage client
« L'Adresse s'occupe de toute ma gestion administrative et me conseille sur le développement de mon activité. Ça m'a enlevé un poids énorme. »
Karim N., gérant d'une alimentation de nuit à Marseille
→ Lire les retours d'expérience de 9 entrepreneurs (coach sportif, consultante, cabinet d'architecture...)
Notre service de gestion administrative
L'Adresse Marseille propose un service complet de secrétariat externalisé adapté aux TPE/PME :
- Domiciliation avec gestion du courrier : réception, scan, réexpédition
- Accueil téléphonique personnalisé : au nom de votre entreprise
- Gestion administrative : facturation, relances, classement
- Accompagnement sur mesure : nous adaptons nos services à vos besoins
Gagnez du temps, concentrez-vous sur l'essentiel
Découvrez nos services de gestion administrative et libérez-vous des tâches chronophages.
