Pourquoi externaliser son secrétariat ?
Les tâches administratives représentent en moyenne 30% du temps de travail d'un dirigeant de TPE/PME. Ce temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée pourrait être investi dans le développement commercial, l'innovation ou la relation client.
Les avantages de l'externalisation
- Gain de temps : libérez plusieurs heures par semaine
- Réduction des coûts : pas de charges salariales fixes
- Expertise professionnelle : bénéficiez de compétences spécialisées
- Flexibilité : adaptez le volume selon vos besoins
- Continuité : pas d'interruption en cas de congés ou maladie
Les 5 tâches à externaliser en priorité
1. La gestion du courrier
Réception, tri, numérisation, classement... La gestion du courrier peut vite devenir chronophage. En externalisant, vous bénéficiez de :
- Réception à une adresse professionnelle
- Tri et ouverture du courrier
- Numérisation et envoi par email sous 24h
- Réexpédition selon vos instructions
- Archivage physique et numérique
Exemple concret
Un consultant reçoit en moyenne 50 courriers par mois. À raison de 5 minutes par courrier (ouverture, lecture, classement), cela représente plus de 4 heures mensuelles. Externalisé, ce temps est réduit à quelques minutes de consultation de ses emails.
2. L'accueil téléphonique
Manquer un appel, c'est potentiellement perdre un client. L'externalisation de votre standard téléphonique offre :
- Réponse professionnelle au nom de votre entreprise
- Prise de messages et transmission immédiate
- Filtrage des appels indésirables
- Gestion des agendas et prise de rendez-vous
- Disponibilité étendue (horaires flexibles)
| Solution | Coût mensuel | Disponibilité |
|---|---|---|
| Secrétariat interne | 2 500 - 3 500€ | 35h/semaine |
| Secrétariat externalisé | 100 - 500€ | Selon forfait |
| Économie | jusqu'à 90% | - |
3. La facturation et les relances clients
La gestion des factures et le suivi des paiements sont essentiels mais répétitifs. Externalisez pour :
- Émission des factures à partir de vos données
- Suivi des règlements et rapprochements bancaires
- Relances clients (amiables puis formelles)
- Tableaux de bord de trésorerie
- Préparation des documents pour vos déclarations
Impact sur la trésorerie
Une gestion rigoureuse des relances permet de réduire le délai moyen de paiement de 15 à 20 jours. Pour une entreprise avec 100 000€ de créances clients, cela représente une amélioration significative de la trésorerie.
4. La gestion des agendas et rendez-vous
Coordonner les rendez-vous, gérer les annulations, optimiser les déplacements... Un secrétariat externalisé peut :
- Gérer vos agendas (synchronisation multi-supports)
- Planifier les rendez-vous clients et fournisseurs
- Envoyer les confirmations et rappels automatiques
- Organiser les déplacements (transports, hébergement)
- Préparer les réunions (ordre du jour, documents)
5. La saisie et le classement de données
Mise à jour des bases de données, classement des documents, archivage... Ces tâches sont parfaites pour l'externalisation :
- Saisie de données (CRM, fichiers clients, inventaires)
- Mise à jour des bases de données
- Classement et archivage numérique
- Numérisation de documents papier
- Création de tableaux et rapports
Comment bien choisir son prestataire ?
Les critères essentiels
- Proximité géographique : privilégiez un prestataire local pour les tâches physiques (courrier)
- Réactivité : vérifiez les délais de traitement garantis
- Confidentialité : assurez-vous de la sécurité des données
- Flexibilité : possibilité d'adapter les services selon vos besoins
- Tarification claire : forfait ou à l'acte, sans surprise
Les questions à poser
- Quels sont vos horaires de disponibilité ?
- Comment transmettez-vous les informations ?
- Quels outils utilisez-vous ?
- Comment garantissez-vous la confidentialité ?
- Quelle est votre politique en cas d'absence ?
Combien coûte un secrétariat externalisé ?
| Service | Tarif indicatif |
|---|---|
| Gestion du courrier (domiciliation + scan) | 30 - 80€/mois |
| Accueil téléphonique (forfait 50 appels) | 100 - 200€/mois |
| Facturation + relances | 150 - 400€/mois |
| Gestion agenda complète | 100 - 300€/mois |
| Pack secrétariat complet | 300 - 800€/mois |
Astuce
Commencez par externaliser une seule tâche (par exemple la gestion du courrier) pour tester la qualité du service, puis élargissez progressivement.
Notre service de gestion administrative
L'Adresse Marseille propose un service complet de secrétariat externalisé adapté aux TPE/PME :
- Domiciliation avec gestion du courrier : réception, scan, réexpédition
- Accueil téléphonique personnalisé : au nom de votre entreprise
- Gestion administrative : facturation, relances, classement
- Accompagnement sur mesure : nous adaptons nos services à vos besoins
Gagnez du temps, concentrez-vous sur l'essentiel
Découvrez nos services de gestion administrative et libérez-vous des tâches chronophages.
