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Les tâches d’un(e) secrétaire

Le travail d’un(e) secrétaire professionnel(le) s’est considérablement développé ces dernières années avec les nouvelles technologies. Un large éventail de fonctions qui étaient autrefois donnés aux cadres et professionnels de l’informatique sont désormais délégués aux secrétaires et adjoints administratifs. Actuellement, effectuer des recherches sur Internet, utiliser des programmes informatiques et dépanner les appareils sont désormais les tâches courantes des secrétaires.

En dépit de ces changements récents, leurs responsabilités habituelles et fondamentales sont restées constantes. Tenue et organisation des tâches administratives et des événements d’un bureau, réception traitement des informations pour la distribution au personnel et aux clients sont leurs tâches principales. Mais les secrétaires doivent aussi savoir gérer les informations de bureau, saisie diverses, organisation et planification de réunions ou rendez-vous, répondre au téléphone, organisation et la préservation de dossiers physiques et informatiques, gestion de projets, gestion des voyages, effectuer une recherche et diffusion de l’information grâce à l’utilisation de téléphones, courrier et e- mail.
Beaucoup de machines comme les télécopieurs, les photocopieurs, les téléphones et les imprimantes sont indispensables pour les aider dans ces tâches. En outre, les secrétaires et les adjoints administratifs travaillent sur des ordinateurs personnels pour développer des feuilles de calcul, rédiger de la correspondance, superviser les bases de données et de produire des présentations, des rapports et des documents, car ils utilisent un logiciel de PAO et de l’infographie. L’embauche d’un(e) secrétaire coûte également cher en matériel de bureau.
Les secrétaires et agents administratifs sont nécessaires pour gérer une entreprise de façon efficace et en douceur.
Une bonne secrétaire doit également être compétente et avoir de l’expérience pour mener à bien les tâches qui lui sont demandées.
Une secrétaire avec une formation « basique » pourra gérer qu’une petite quantité de tâches administratives. D’autres, plus qualifiées pourrons prendre en charge  l’organisation de base des conférences téléphoniques, le calendrier des réunions ainsi que des responsabilités plus complexes, telles que la recherche, la planification des rapports statistiques ou la formation d’employés.
Pourquoi externaliser son secrétariat ?
– Pour réduire les coûts (masse salariale, outils informatiques et matériel de bureau).
– Pour être sur d’avoir un(e) secrétaire compétent avec de l’expérience.
– Par manque de place (absence d’un bureau indépendant indispensable à un(e) secrétaire).
En résumé: pour accroître la compétitivité, la flexibilité et la réactivité de votre entreprise.

 

N’hésitez pas à nous contacter si vous désirez de plus amples resignements sur nos services en secrétariat.

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